Generelles Vorgehen:
1. Identifizierung der vorhandenen Prozesse:
Welche Prozesse haben wir in unserer Organisation und wie benennen wir diese. Hilfreich ist hierbei eine Zuordnung der identifizierten Prozesse zu einzelnen Prozessgruppen wie z.B.:
- Führungsprozesse
- Kernprozesse
- Unterstützungsprozesse
- Das Ergebnis der Prozessidentifizierung fasst man klassisch in einer Prozesslandschaft zusammen (am besten auf einer Seite dargestellt)
- Im Zuge der Prozessidentifizierung sollte dem jeweiligen Prozess ein Prozessverantwortlicher und ein Stellvertreter zugeordnet werden
2. Festlegung der einzelnen Prozesse:
Hierbei ist gemeint die einzelnen Aktivitäten im jeweiligen Prozess festzulegen. Hilfreiche Fragestellungen sind hierbei:
- Was ist der erste Input und was ist der letzte Output (= das Prozessergebnis)?
- Welche Tätigkeitsschritte werden benötigt?
- In welcher Abfolge müssen die Tätigkeitsschritte erfolgen?
- Wer ist für die Ausführung der jeweiligen Tätigkeitsschritte verantwortlich (in der Regel mit der Funktion benannt)?
- Wie ist der jeweilige Tätigkeitsschritt auszuführen (was ist hierbei zu beachten)?
- Welche Hilfsmittel helfen bei der Ausführung der Tätigkeitsschritte (Tools, Formblätter, Checklisten, EDV, ...)?
- Die Modellierung der einzelnen Prozesse sollte von einem kompetenten Moderator geleitet und durch den Prozessverantwortlichen und den am Prozess beteiligten Personen begleitet werden
- Im Rahmen der Prozessmodellierung sollte parallel eine Prozessanalyse erfolgen und die herausgearbeiteten Verbesserungsmaßnahmen dokumentiert und vom Prozessverantwortlichen verfolgt werden
3. Implementierung in der Organisation:
- Die jeweiligen Prozessverantwortlichen sind nun für die Umsetzung bzw. Implementierung der erarbeiteten Standards verantwortlich. Hierbei kann nachfolgendes Vorgehen hilfreich sein:
- Informationsveranstaltung für alle am betroffenen Prozess beteiligten Personen zwecks Vorstellung der Standards
- Coaching der einzelnen Personen bei der Umsetzung der Vorgehensweisen
- Durchführung von regelmäßigen Audits zur Sicherstellung des Reifegrades und Ermittlung weiterer Verbesserungspotenziale
4. Prozesse regeln und steuern:
- Informationen hierzu finden Sie unter >> Prozesskennzahlen
Unsere Dienstleistung(en) zum Thema:
>>Prozessmodellierung Beratung / Unterstützung
>>Prozessmodellierung Schulung / Coaching